Sprechen Sie nach dem Piepton

Der Ansagetext auf dem Anrufbeantworter von Praxen sollte immer aktuell und gut verständlich sein (Foto: ©Birgit Winter/PIXELIO; www.pixelio.de)

21.10.2008 – HAMBURG (MedCon) Ein attraktives Praxisschild, ein freundlicher Empfang - viele Ärzte achten inzwischen sehr darauf, welchen ersten (optischen) Eindruck sie bei ihren Patienten hinterlassen. Deutlich weniger Aufmerksamkeit wird allerdings einem anderen Aushängeschild der Praxis zuteil - der Ansage auf dem Anrufbeantworter.

Denn häufig hören Patienten, die außerhalb der Sprechzeiten die Nummer ihres Arztes wählen, nur eine leise, undeutliche Stimme, die von Knacken und Rauschen übertönt wird. Um das zu vermeiden, sollten Ärzte oder Praxismitarbeiter die aufgesprochene Ansage kontrollieren; nicht nur direkt am Gerät, sondern auch durch einen Anruf in der eigenen Praxis. Dies empfiehlt die Stiftung Gesundheit in ihrem aktuellen Stiftungsbrief. Nur so bekäme man den Eindruck, den auch Patienten haben, wenn sie vor oder nach der Sprechstunde anrufen.

Fast ebenso wichtig wie ein rauschfreies Gerät sei der Textinhalt, so die Empfehlung der Stiftung weiter. Dazu gehörten Name der Praxis und gegebenenfalls der Praxispartner, Adresse, Sprechzeiten und der Verweis auf den Piepton vor der kommenden Aufnahme. All dies sollte in angemessener Lautstärke und ohne Versprecher auf Band gesprochen werden. Dabei sollte der Praxismitarbeiter ans Mikro, der die deutlichste Stimme und den am wenigsten stark ausgeprägten Dialekt hat, rät die Stiftung.

Wichtig sei auch die regelmäßige Kontrolle der Ansage auf dem AB. Denn neben technischen Problemen könnten so auch andere Fehlerquellen entlarvt werden. Schließlich sei es mehr als peinlich, wenn Monate später immer noch die Ansage aus dem Sommerurlaub zu hören sei.

Und noch ein Ärgernis kann Patienten ins Ohr schallen, wenn sie telefonischen Rat suchen: die Musik in der Warteschleife. Gerade, wenn das Durchstellen mal etwas länger dauere, könne ein schrilles "Für Elise" ziemlich auf die Nerven gehen, gibt die Stiftung Gesundheit zu bedenken. Entsprechend sollte die Musik für die Warteschleife sehr bewusst ausgewählt und eher leise eingestellt werden.

Quelle: Stiftung Gesundheit, Stiftungsbrief 4/2008