Chaos auf dem Schreibtisch beeinträchtigt den Praxiserfolg

30.07.2002

Ein konsequent von allen Praxismitarbeitern eingehaltenes Ablagesystem erhöht die Effizienz der Arbeit. Wird ein benötigter Befundbericht, ein Schriftwechsel mit einer Versicherung oder eine Rechnung nicht sofort gefunden, kostet das Zeit. Zeit, die für die Patienten, für Personalgespräche oder für die Praxisplanung fehlt. Ein funktionierendes Ablagesystem ist daher ein wichtiges Instrument, um Unzufriedenheit und Stress im Praxisalltag vorzubeugen.

Auf dem Schreibtisch vieler Niedergelassener herrscht häufig Chaos. Versicherungsanfragen türmen sich neben Quartalsabrechnungen, Belegen für den Steuerberater, Befundberichten und Notizzetteln. Auf dem Boden stapeln sich Zeitschriften und Werbeprospekte. Der Anteil der Arbeitszeit, die der Arzt oder seine Mitarbeiterinnen mit der Suche nach benötigten Unterlagen vergeuden, wird immer größer, wodurch natürlich noch weniger Zeit bleibt, die Papierberge abzutragen.

Häufig werden kostbare Urlaubstage geopfert, um Verwaltungsarbeiten zu erledigen und Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen, doch das alte Chaos ist häufig nach einigen Wochen wieder hergestellt. Machen Sie zunächst gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen „Inventur". Das heißt, es werden sämtliche Unterlagen aufgelistet, die in der Praxis aufbewahrt werden. Anschließend wird die Liste daraufhin durchforstet, was in der Praxis gebraucht wird, was aussortiert werden kann und was künftig erst gar nicht mehr aufgehoben werden muss.

Auch das Ablagesystem sollte auf den Prüfstand kommen und neu organisiert werden. Grundlage sind dabei die Überlegungen, welche Materialien inhaltlich zusammengehören, wer im täglichen Praxisbetrieb schnell auf welche Unterlagen zugreifen können muss, wo diese Unterlagen dann am besten aufzuheben sind und schließlich wie und wo die Akten aufzubewahren sind, zu denen nur der Augenarzt Zugriff haben soll (etwa Personalakten, betriebswirtschaftliche und steuerliche Unterlagen et cetera).

Danach wird festgelegt, wer künftig für welche Ablage zuständig ist und ein Ablageplan mit sämtlichen Aktenordnern (einschließlich der elektronischen Ordner), Karteikästen, Stehsammlern, Wiedervorlagemappen und Ablagekörben auf den verschiedenen Schreibtischen erstellt. Ein solcher Ablageplan erleichtert nicht nur die Gewöhnung an das neue System, sondern erweist sich vor allem bei Urlaubsvertretungen oder Personalwechseln als nützlich.

Dieses System sollte dann unbedingt beibehalten werden. Einige Beispiele, welche Bestandteile ein solches Ablagesystem haben sollte:
- einen Eingangskorb, in den alle Schriftstücke wandern, die noch gelesen werden müssen
- ein Fach „Laufendes" für die Unterlagen, die innerhalb der nächsten 24 bis 48 Stunden bearbeitet werden müssen
- einen Ausgangskorb für die erledigten Arbeiten.

Wichtig ist, dass auf diesen Unterlagen vermerkt wird, wo sie abzulegen sind (das heißt, in welchen Ordnern, Karteikästen oder Mappen). Denn sonst müssen sie erneut gelesen werden, um entscheiden zu können, wo sie abgelegt werden.

Sowohl der Eingangskorb als auch der Ausgangskorb müssen abends leer sein. Das beste Ablagesystem kann jedoch nur funktionieren, wenn auch einige grundlegende Regeln beachtet werden. Die wichtigste lautet: Alles, was nicht benötigt wird, wegwerfen – und zwar sofort. Werbebriefe wirft man am besten noch ungeöffnet in den Papierkorb, und andere Briefe, Faxe et cetera sind entweder wichtig, dann gehören sie in den Korb „Laufendes", oder sie wandern mit der Werbepost sofort in den Müll.

Was für Briefe und Faxe gilt, gilt dabei auch für E-Mails. Werbe-Mails oder Mails unbekannter Herkunft und ohne Betreff sollten erst gar nicht geöffnet, sondern sofort gelöscht werden. Für alle anderen Mails gilt: Sobald sie geöffnet werden, wird auch entschieden, was mit der Nachricht passiert. Eine Mail lesen und wieder schließen, ohne sie bearbeitet zu haben, ist tabu.

Für Ordnung im elektronischen Posteingang sorgen dabei Dateiordner, die dem Ablagesystem auf dem Schreibtisch entsprechen. Zusätzlich empfiehlt es sich, einen Extra-Ordner für private Mails anzulegen. Damit durch das Abholen und Lesen der E-Mails andere Arbeiten nicht immer wieder unterbrochen werden, sollte man sich übrigens darauf beschränken, den E-Mail-Eingang drei- oder höchstens viermal am Tag zu überprüfen.

Zudem sollte man feste Zeiten einplanen, in denen die Unterlagen konzentriert gelesen und abgearbeitet werden können, denn sprunghaftes Arbeiten beziehungsweise angefangene Arbeiten, die nicht erledigt werden, sind der größte Feind der Effizienz.

Eine Checkliste mit den zu erledigenden Aufgaben hilft dabei, den Überblick zu bewahren. Die Liste wird jeden Tag, wenn die Post bearbeitet wird, aktualisiert: Erledigte Arbeiten werden gestrichen, und die neuen Aufgaben werden notiert. Nutzen Sie die durch dieses konsequent durchgeführte System frei gewordene Zeit sinnvoll.