Betriebswirtschaftliche Kostenrechnung

30.07.2005

KÖLN (MedCon) – Die Frage nach der wirtschaftlichen Situation einer Praxis, kann mit den Daten der steuerlichen Finanzbuchhaltung nur unzureichend beantwortet werden. Zum einen, weil durch die zeitversetzten KV-Abrechnungen ein großer Teil der aktuell verbuchten Einnahmen aus Leistungen vergangener Quartale stammen. Daher gibt die Finanzbuchhaltung, auch wenn sie aktuell geführt wird, ein Ergebnis wider, das den momentanen Gegebenheiten nicht mehr entspricht. Hinzu kommt, dass aus steuerrechtlichen Gründen einige Kosten gar nicht oder nur mit anderen Wertansätzen erfasst werden können. Um einen Überblick über die tatsächlichen Kosten und die Leistungsfähigkeit der Praxis zu bekommen, ist deshalb eine betriebswirtschaftliche Kostenrechnung erforderlich. Anders als die Buchhaltung sagt die Kostenrechnung zudem nicht nur wie hoch der Gewinn oder Verlust war, sondern sie gibt auch Auskunft darüber, wo die Gewinne bzw. Verluste entstanden sind und gibt damit wichtige Informationen für die Unternehmensführung. Dennoch begnügen sich nach wie vor viele Ärzte mit der buchhalterischen Erfassung der Einnahmen und Ausgaben. Auch Dr. K. hatte dies lange so gehandhabt. Doch als er vor einem Jahr einen größeren Kredit für einen Praxisumbau und die Anschaffung neuer Geräte beantragen wollte, wies ihn seine Bank zunächst ab: Die präsentierten Einnahmen-Überschussrechnungen reichten dem Kreditsachbearbeiter nicht. Ohne konkretere Zahlen und ohne einen Beleg, dass Dr. K. als Unternehmer über das notwendige betriebswirtschaftliche Know how verfügt, war der Bank das Risiko zu hoch. Mit Unterstützung eines betriebswirtschaftlichen Beraters hat K. daraufhin ein Kostenrechnungssystem für seine Arztpraxis entwickelt und eingeführt. Der erste Schritt war, alle anfallenden Kosten zu erfassen und sie dann nach Kostenarten (z.B. Personalkosten, Materialkosten usw.) zu sortieren. Im zweiten Schritt ging es dann darum, festzustellen, wo diese Kosten jeweils anfallen. Um dies übersichtlich erfassen zu können, wird die Praxis in so genannte Kostenstellen unterteilt. Anzahl und Unterteilung der Kostenstellen hängt dabei jeweils von den individuellen Besonderheiten einer Praxis ab. Typische Kostenstellen sind zum Beispiel "Verwaltung", "Diagnose", "Therapie", wobei hier – je nach Praxis – gegebenenfalls weitere Unterteilungen sinnvoll sind. So lässt sich die Kostenstelle "Verwaltung" beispielsweise in "Anmeldung" "Praxisorganisation" und "Rechnungswesen" aufteilen. Und auch bei "Diagnose" und "Therapie" sind je nach Leistungsspektrum der Praxis weitere Kostenstellen zu bilden: z.B. "Labor", "Röntgen", "EKG" etc., sowie bei der Therapie beispielsweise "Mikrowelle", "Sauerstoff" und andere. Den Kostenstellen werden dann die einzelnen Kostenarten zugerechnet. Dabei gibt es Kostenarten, die einzelnen Kostenstellen direkt und ausschließlich zugeordnet werden können (z.B. die Materialkosten für bestimmte Untersuchungen), während andere Kosten auf mehrere Kostenstellen zu verteilen sind (wie z.B. die Personalkosten für eine Mitarbeiterin, die sowohl in der Anmeldung, als auch im Labor arbeitet oder die anteilige Miete für einen Raum, in dem verschiedene Untersuchungen stattfinden). Die Kostenstellenrechnung gibt bereits wichtige Hinweise auf mögliche Einsparpotenziale, denn sie zeigt, wo besonders hohe Kosten entstehen und durch welche Kostenarten diese hohen Kosten verursacht werden. Noch detailliertere Informationen für die Unternehmensführung liefert die Kostenträgerrechnung. Kostenträger sind die erbrachten Leistungen. Die Kostenträgerrechnung gibt damit Auskunft darüber, welche Kosten die einzelnen Leistungen (z.B. eine Ultraschall-Untersuchung) verursachen. Dazu werden zunächst die Einzelkosten erfasst, die dieser Leistung direkt zuzuordnen sind (bspw. das verbrauchte Gel, die benötigte Arbeitszeit der Mitarbeiterin) und dann die anteiligen Gemeinkosten hinzuaddiert. Das sind Kosten, die für mehrere Leistungen gemeinsam anfallen (bspw. Verwaltungskosten, Mietnebenkosten etc.) und deshalb mit Hilfe eines Verteilungsschlüssels auf die einzelnen Leistungen aufzuteilen sind. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die Selbstkosten einer Leistung ermitteln, sondern mit Blick auf das jeweils erzielbare Honorar wird auch deutlich, wie wirtschaftlich diese Leistung erbracht wird. Oft zeigt sich dabei, dass es unter Umständen sinnvoller ist, in bestimmten Bereichen mit einem Kollegen zu kooperieren und die Patienten an ihn zu überweisen, statt diese Leistungen weiter selbst zu erbringen. Ein wichtiger Posten, der in der steuerlichen Finanzbuchhaltung überhaupt nicht auftaucht, ist der Arzt. Denn anders als bei einer GmbH, kann der Praxisinhaber für seine Tätigkeit kein Gehalt ansetzen. Dabei leuchtet es auf Anhieb auch jedem betriebswirtschaftlichen Laien ein, dass auch der Arbeitseinsatz und die Arbeitszeit in seiner Arztpraxis Kosten verursachen. Deshalb ist es wichtig, in der Kostenrechnung auch einen kalkulatorischen Arztlohn anzusetzen. Als Richtgröße empfiehlt sich hier ein Oberarztgehalt zzgl. Überstundenvergütung. Kalkulatorische Löhne sind auch anzusetzen, wenn Angehörige gelegentlich oder regelmäßig in der Praxis aushelfen und für ihre Arbeit keinen oder nur einen geringen Lohn erhalten. Weitere kalkulatorische Kosten, die in der Finanzbuchhaltung aus rechtlichen Gründen keine Berücksichtigung finden oder mit anderen Werten angesetzt werden, sind z.B. kalkulatorische Mieten, kalkulatorische Zinsen oder kalkulatorische Abschreibungen. Eine kalkulatorische Miete ist z.B. anzusetzen, wenn sich die Räume, in denen sich die Praxis befindet, dem Arzt gehören. Obwohl hier tatsächlich kein Geld abfließt, entstehen dennoch Kosten. Schließlich entgehen dem Arzt Einnahmen, da er die Räume nicht anderweitig vermieten kann. Mit Blick auf den zu versteuernden Gewinn empfiehlt es sich hier auch, zu überprüfen, ob die Praxisräume nicht einem nahen Angehörigen überschrieben werden können. Dann findet die Miete nämlich nicht nur kalkulatorisch Berücksichtigung, sondern ist auch steuerlich abzugsfähig! Kalkulatorische Zinsen sind zu berücksichtigen, wenn Investitionen mit Eigenkapital finanziert werden. Denn ist das Geld in der Praxis gebunden, können damit keine Erträge auf den Kapitalmärkten erwirtschaftet werden. Und während in der Buchhaltung die steuerlichen Vorschriften Richtschnur für die Abschreibungen sind, ist es in der Kostenrechnung u.U. sinnvoller, für die tatsächliche Wertminderung eines Wirtschaftsgutes anzusetzen und dabei auch zu berücksichtigen, dass bei späteren Ersatzinvestitionen ggf. ein höherer Betrag erforderlich ist. Dr. K. ist inzwischen von den Vorteilen der Kostenrechnung überzeugt. Nicht nur, dass seine Bank ihm aufgrund der präsentierten Fakten inzwischen auch den Kredit bewilligt hat, er verfügt nun auch über ein Zahlenwerk, das ihm hilft, Stärken und Schwächen seiner Praxis rechtzeitig zu erkennen und zu analysieren und in so in die Lage versetzt, gezielte Gegenmaßnahmen einzuleiten. Ein weiterer Vorteil des neuen Kostenrechnungssystems ist, dass auch das Kostenbewusstsein bei Dr. K.’s Mitarbeiterinnen deutlich gestiegen ist. Denn im Gegensatz zu früher wissen sie nun auch, welche Kosten in verschiedenen Praxisbereichen entstehen. Und da Dr. K. künftig einen Teil der eingesparten Kosten als Prämie an die Arzthelferinnen weitergeben will, ist jede Mitarbeiterin bemüht, innerhalb ihres Verantwortungsbereiches die Kosten niedrig zu halten.