Zugriff nur auf steuerlich relevante Unterlagen gewähren

13.05.2002 –

Ist das Finanzamt bei de Steuerprüfung aufmerksam geworden, so dürfen die Beamten die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff prüfen. Diese Prüfungsmethode ist erst seit kurzem neben der Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung möglich, doch sie ist eingeschränkt: Nicht alle Patientendaten der Zahnarztpraxis dürfen Gegenstand der Prüfung sein.

Geprüft werden dürfen wie bisher nur die nach der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtigen steuerlich relevanten Unterlagen. Das sind die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Aber auch wenn es in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten gibt, müssen sie von dem Steuerpflichtigen zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorgehalten werden.

Dies ist nicht bei jeder Praxissoftware gegeben. Und doch: Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann die Finanzbehörde verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht. Das macht Arbeit, die es von Anfang an zu vermeiden gilt. Dazu sollte man wissen, welche Möglichkeiten der Finanzbehörde nach dem Gesetz zur Verfügung stehen.

So können die Finanzämter verlangen, dass der Arzt an ihrer Stelle die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um den Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Nicht verlangen dürfen die Beamten, dass der Arzt sein System aufwändig nachrüstet: Sie dürfen ausschließlich eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.

Aber die Finanzbehörde darf verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Der überlassene Datenträger muss nach der Auswertung entweder zurückgegeben oder gelöscht werden. Bei der Auswertung darf der Steuerpflichtige die Prüfer nicht im Regen stehen lassen. Er muss dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen und ihn sogar in das DV-System einweisen.

Bei der Prüfungen gilt jedoch auch für den EDV-Bereich, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben muss. Hat der Arzt seine Daten vor dem 1. Januar 2002 auf nicht maschinell auswertbaren Datenträgern, wie zum Beispiel Mikrofilm, gespeichert, dann darf von ihm nicht verlangt werden, dass er sie wieder zurück in die EDV archiviert.

Auch wird eine Fernabfrage auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde ausgeschlossen. Die Beamten müssen lediglich einen Nur-Lesezugriff erhalten, der das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten gegebenenfalls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten erlaubt. Daten verändern darf die Steuerbehörde keinesfalls.